Tin trong ngành

Tin trong ngành

10 NGUYÊN TẮC CƠ BẢN SỬ DỤNG EMAIL TRONG CÔNG VIỆC

28/01/2019

     Email là hình thức liên lạc phổ biến nhất hiện nay trong doanh nghiệp, vì vậy kỹ năng giao tiếp qua email vô cùng quan trọng giúp đánh giá thái độ và kỹ năng làm việc của mỗi người. Dưới đây là một số điểm cần lưu ý khi sử dụng email trong công việc:

     1. Tiêu đề thư rõ ràng: Theo thói quen sử dụng, người dùng sẽ xem “người gửi” đến là ai trước, tiếp theo là “Tiêu đề” của email sau đó mới quyết định có mở thư hay không. Vì vậy, hãy mô tả ngắn gọn, chính xác nội dung chính của email để người nhận chú ý. 

     2. Giới thiệu bản thân: Trong trường hợp gửi thư cho người ít liên lạc, bạn hãy giới thiệu bản thân trước để tránh việc người nhận phải mất thời gian tìm kiếm thông tin về bạn.

     3. Cân nhắc trước khi gửi email “khẩn cấp”: Hãy xác định các trường hợp khẩn cấp là: deadline cận kề, thông báo khẩn (kỷ luật, khen thưởng đột xuất, sự cố …).

2

     4. Gửi kèm các tệp có dung lượng lớn: Các doanh nghiệp sẽ quy định dung lượng email, có những tệp tin lớn không thể đính kèm do đó hãy tìm hiểu cách giảm dung lượng, tránh sử dụng tệp nép “zip” vì có thể sẽ bị trả về vì nguyên nhân bảo mật..

     5. Đính kèm các link trang web không phù hợp: Không nên lạm dụng việc đính kèm link trang web, vì lý do an ninh mạng. Hãy chắc chắn các đường link được chia sẻ là chính thống, công khai, không bị link gián tiếp đến các trang nhạy cảm, dễ bị xâm nhập.

     6. Lưu ý các thông tin cá nhân, nhạy cảm: Trong thông tin email không cung cấp các thông tin cá nhân của người được nhận, không trao đổi các vấn đề cá nhân nhạy cảm, trừ các email mang tính chất pháp lý cần được minh bạch. Hãy ghi nhớ email làm việc không phải là riêng tư nên không được bình luận, trêu đùa đồng nghiệp, đó là hành động chủ ý xúc phạm người được nhắc đến.

     7. Tính năng Bcc và Cc: Khi gửi thư cùng lúc cho nhiều người không liên quan đến nhau, hãy gửi Bcc (blind carbon copy) để ẩn email của những người khác, như thế sẽ đảm bảo quyền riêng tư của người nhận. Một số người nghĩ rằng email nào cũng nên Cc cho người quản lý, tuy nhiên không phải như vậy, với những nội dung chẳng liên quan gì, đừng Cc nếu không muốn quản lý khó chịu vì phải nhận thư rác, không nằm trong phạm vi kiểm soát của họ.

     8. Lỗi chính tả: Email phản ánh chính bản thân bạn, là người chỉnh chu cẩn thận, trước khi gửi email đi hãy kiểm tra lại: văn phong, ngôn ngữ xưng hô, chính tả, nội dung chính, người nhận – người gửi. Nếu để email tồn tại những lỗi trên, chúng thể hiện rõ sự cẩu thả của bạn.

     9. Email “cảm xúc”: Khi tâm trạng bạn đang hứng khởi hay giận dữ, những email gửi đi không có khả năng giúp ích cho bạn, nếu bạn vẫn muốn viết hãy lưu vào thư nháp (Saved Drafts), sau khi bình tĩnh rồi, đọc lại nó bạn sẽ thấy rằng bạn đã tránh được một vấn đề phải giải quyết.

     10. Chuyển tiếp Email: Mỗi email bạn chuyển tiếp hoặc trả lời sẽ ghi dấu vết của email trước. Hãy kiểm tra email bạn muốn chuyển tiếp, chắn chắn không có thông tin nhạy cảm, thông tin dư thừa, không thích hợp.

     Hãy ứng dụng những lưu ý trên đây để bạn là người chuyên nghiệp, lịch sự trong cách sử dụng email làm việc!

Mobifone Service