Trước đây chúng ta sử dụng giấy note, sổ tay, bảng tin để ghi chú các công việc, thông báo nội dung nhiệm vụ cho mọi người. Trong thời đại số hiện nay, chúng ta sẽ những quyển sổ viết tay và chiếc bảng cồng kềnh chỉ bằng một vài ứng dụng đơn giản, thông minh, tiện lợi, chuyên nghiệp. Nhờ những ứng dụng thông minh đó bạn có thể làm việc, báo cáo hay đề xuất những ý tưởng mới ngay lập tức, dù bạn đang ở bất kỳ nơi nào.

1. Slack – Chat và làm việc nhóm chuyên nghiệp.

Slack là một ứng dụng chat nhóm, bạn hoàn toàn có thể trao đổi thông tin với bạn bè, đồng nghiệp, đặc biệt đây là một lựa chọn hoàn hảo cho bạn trong việc phục vụ công việc, trao đổi thông tin công việc với đồng nghiệp thông qua Slack thay vì dùng mail, điều này giúp giảm tải lượng mail nội bộ đến hộp thư của bạn.

Slack có ưu điểm là có thể sử dụng trên mọi nền tảng thông dụng như macOS, Windows, Android, iOS cho nên cho dù đối tượng trong nhóm chat của bạn đang sử dụng máy tính hay smartphone đều có thể dễ dàng cài đặt và sử dụng Slack khi có kết nối Internet. Đồng thời Slack cũng kết nối với các ứng dụng lưu trữ như Dropbox, Google Drive, GitHub…, có thể tạo tài liệu chung cho nhóm nên người dùng dễ theo dõi mọi công việc ngay trên một cửa sổ chat.

2. Trello – Phần mềm quản lý công việc.

Trello là một ứng dụng miễn phí mà bạn có thể dễ dàng thực hiện trên các thiết bị thông minh như điện thoại, laptop, hay máy tính bảng.

Đây là phần mềm quản lý dự án, theo dõi đầu việc, quản lý thời gian…là công cụ quản lý công việc trực tuyến giúp bạn có thể phân công, theo dõi tiến độ dự án hiệu quả. Thay vì phải mò mẫm trong núi email trao đổi công việc để tìm thông tin.

Công việc được phân công rõ ràng và bất cứ ai liên quan cũng đều nắm được nhiệm vụ, tiến độ công việc, những ý tưởng mới hay các vấn đề phát sinh. Nhờ vậy, cả nhóm luôn quản lý công việc tốt, có thể hỗ trợ kịp thời những thành viên khác mà không cần gặp trực tiếp.

Ứng dụng còn cho phép người dùng tạo nhãn màu sắc, đánh dấu mức độ quan trọng, ưu tiên của từng nhiệm vụ.

3.Pomodoro – Quản lý thời gian, tăng năng suất.

Trong tiếng Italia, Pomodoro có nghĩa là quả cà chua, Pomodoro là một phương pháp quản trị thời gian để nâng cao tối đa sự tập trung trong công việc được giới thiệu bởi Francesco Cirillo – CEO của 1 công ty phần mềm người Italia vào năm 1980.

Đây là ứng dụng cần thiết cho người bận rộn, chưa biết sắp xếp thời gian làm việc hợp lý. Bạn tạo một nhiệm vụ và cài đặt thời gian hoàn thành (ưu tiên thời gian trong 25 phút, đây là khoảng thời gian não làm việc tốt nhất và tỉnh táo nhất), bạn tập trung làm duy nhất nhiệm vụ đã định, khi hết thời gian, Pomodoro sẽ thông báo. Sau mỗi nhiệm vụ, ứng dụng Pomodoro sẽ tự động cài đặt khoảng thời gian nghỉ ngắn trong 5 phút (15-30 phút sau 4 nhiệm vụ) để tránh tình trạng mệt mỏi cho người dùng. Nếu công việc xong trước khi Pomodoro kết thúc, bạn cần dùng thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu hóa công việc cho đến hết Pomodoro đó.

4. DropBox – Ứng dụng lưu trữ/chia sẻ dữ liệu

DropBox là ứng dụng lưu trữ miễn phí giúp đồng bộ dữ liệu giữa các thiết bị máy tính và điện thoại (yêu cầu có kết nối Internet). Bạn có thể lưu tất cả tài liệu, ảnh, video trên Dropbox và có thể truy cập hoặc tải tài liệu ở bất cứ nơi nào mà bạn muốn. Bạn cũng có thể sử dụng trên smartphone hoặc tablet để xem, chỉnh sửa hoặc tải tài liệu về.

Sử dụng Dropbox dữ liệu của bạn đảm bảo an toàn khi tránh nguy cơ về lỗi phần cứng hoặc bị lỗi dữ liệu do virus. Dropbox sẽ tạo ra các phiên bản tập tin trong vòng 30 ngày, việc này sẽ giúp bạn dễ dàng khôi phục trong trường hợp bạn xoá nhầm tập tin, dữ liệu từ Dropbox.

5. Google Calendar – Quản lý thời gian

Google Calendar là dịch vụ quản lý thời gian và lập lịch trình do Google phát triển, giúp bạn  tạo và chỉnh sửa các sự kiện, lời nhắc có thể được kích hoạt cho các sự kiện, bạn cũng có thể thêm địa điểm tổ chức sự kiện và người dùng khác có thể được mời tham gia chỉnh sửa sự kiện đó.

Google Calendar có chức năng như:

“Sự kiện từ Gmail”, cho phép hiển thị thông tin sự kiện từ hòm thư Gmail của người dùng và được tự động thêm vào Google Calendar;

“Nhắc nhở” cho phép người dùng tự lập trình riêng cho mình;

“Đề xuất thông minh” là nơi đề xuất tiêu đề, địa chỉ liên hệ và vị trí khi tạo sự kiện “Mục tiêu” cho phép người dùng nhập thông tin về mục tiêu cá nhân đã chỉ định.

Ứng dụng Google Calendar thể sử dụng trên web và các ứng dụng dành cho thiết bị di động dành cho hệ điều hành di động Android và iOS

MOBIFONE SERVICE